Як укласти електронний договір у Prozorro Market? Досвід ДУ “Професійні закупівлі”

Алла Радова, в.о. головного бухгалтера ДУ “Професійні закупівлі” розповідає, чому вирішили відмовитися від паперу, який ефект від цього вже отримали та як тепер можна підписувати договори з контрагентами.

Про причини переходу на електронні договори

Оскільки сама ідея Prozorro Market полягає в спрощенні закупівель, то оцифрування договорів — це логічний крок. Електронний документообіг дозволяє значно прискорити цей процес: узгодження деталей та підпис договору може зайняти до декількох годин, а не днів. Тож товар замовник отримує значно швидше, ніж це було б за використання паперового договору. 

Також відмова від паперу спрощує взаємодію з контрагентами, економить час, оптимізує процес (відмова від зайвих дій), прискорює узгодження, підписання, тощо. 

І, звичайно, електронний документообіг — це екологічно та сучасно. 

Що вже отримали

З початку впровадження підписання договорів за допомогою сервісу електронного документообігу “Вчасно” ми уклали 19 договорів. Це третина від загальної кількості договорів внутрішніх закупівель ЦЗО. 

До використання сервісу термін підписання договору залежав від місцезнаходження виконавця та складав від 1 до 6 робочих днів. Зараз це займає 30 хвилин з обох сторін, виконавець заповнює необхідні поля, підвантажує документ та підписує.

Наразі це є перевагою Prozorro Market — можливість укладати не лише паперові, але й електронні договори. Замовники та постачальники самостійно обирають, у якому форматі працювати. ДУ “Професійні закупівлі” на власному прикладі показала, що електронний договір працює. 

Переваги електронного обміну документами

По-перше, зниження витрат. Зокрема, на друк паперових документів (папір та обслуговування принтера), послуги з доставки кореспонденції (поштова служба, послуги кур’єра, вартість конвертів тощо). 

По-друге, ефективне використання часу. Йдеться і про час працівників, які займаються друком паперових документів, відправленням, отриманням, реєстрацією та сортуванням кореспонденції. Його можна використовувати більш продуктивно. Крім того, значно скорочується і час на обмін документами між контрагентами — хвилини замість днів. А від цього залежить і отримання товару.

І по-третє, надійність. Пошук документів в електронних архівах займає лічені секунди. Сервіси обміну електронними договорами забезпечують зберігання документів у декількох місцях (на кількох альтернативних серверах) та вчасне резервне копіювання.

Відновити електронний договір значно легше, ніж паперовий (ст. 7 Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг” говорить, що у разі надсилання електронного договору декільком адресатам або його зберігання на декількох електронних носіях інформації кожен з електронних примірників вважається оригіналом цього договору).

Як укласти електронний договір у Prozorro Market

Алгоритм дій має бути наступний

  1. Створити рядок річного плану.
  2. Оголосити запит ціни пропозицій або пряму закупівлю.
  3. Очікувати від постачальника підтвердження наміру про укладання договору (якщо постачальник, якого система визначила переможцем, підтвердив готовність до виконання замовлення, то у блоці «Кваліфікація учасників» з’явиться кнопка для завантаження договору).
  4. Підписати договір КЕПом у системі електронного документообігу.
  5. Завантажити документ у Prozorro.
  6. Зареєструвати договір у Казначействі через Систему дистанційного обслуговування «Клієнт казначейства — Казначейство» (скорочено СДО)
  7. Отримати товар, підписати видаткову накладну КЕПом та оплатити товар в СДО через Казначейство.

Сподобалась стаття?
Приєднуйтесь, щоб отримувати добірки новин про закупівлі, тендери та аукціони раз на місяць!

Неправильний email. Спробуйте, будь ласка, ще раз Виникла помилка. Спробуйте, будь ласка, пізніше

Залишилось тільки підтвердити email %email% — лист із підтвердженням вже чекає у вашій скринці :)

Коментарі закриті для цієї сторінки.

Календар заходів

Грудень 2022
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Нд
28
29
30
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
1