Погодження чернетки закупівлі

Тепер ви можете налаштувати процес погодження усіх закупівель, що публікуються співробітниками, з адміністратором компанії. Така можливість з’явилася в кабінеті замовника на Zakupki.Prom.ua і скористатися нею дуже просто.

Кому може знадобитися погодження чернетки

Процес погодження закупівлі реалізовано як суто добровільний: ми розуміємо, що у бізнес-процесах вашої компанії у ньому може не бути потреби, тому використовувати його не обов’язково.
Рекомендуємо його, якщо:

• у вашій компанії декілька осіб можуть публікувати закупівлі, при цьому є головна відповідальна за закупівлі людина;
• якщо серед ваших співробітників є більш і менш досвідчені у проведенні тендерів, а отже – більш досвідчені перевіряють правильність заповнення тендера перед публікацією;
• якщо часом вам необхідно порадитися з кимось у компанії перед публікацією. Для таких порад ми надали можливість коментування.

Як усе відбувається з боку менеджера

1. Створюєте закупівлю. Для цього зайдіть до свого кабінету в розділ Публічні закупівлі › Нова закупівля.
2. Коли всі поля заповнено, а документи – додано, обираєте з двох кнопок: Оголосити закупівлю та Зберегти чернетку. Для подальшого погодження треба створити чернетку – отже, тиснемо Зберегти чернетку.

3. На сторінці збереженої чернетки є розділ Розгляд закупівлі. Тут буде вся історія погодження закупівлі: кому і коли було надіслано чернетку, коли її було розглянуто і опубліковано або повернуто автору на допрацювання.

4. Щоб відправити чернетку на розгляд адміністратору, треба натиснути Відправити на розгляд у блоці кнопок.
5. Треба зазначити, кому саме відправляється чернетка. У разі, якщо в структурі компанії зазначено тільки одного користувача-адміністратора, закупівлю буде відправлено йому.

Ви можете надати супровідний коментар до чернетки. Це повідомлення побачить лише обраний адміністратор.
Якщо ви – єдиний користувач-адміністратор у структурі компанії, і хочете відправити закупівлю на розгляд, попередньо надайте обраному співробітнику права адміністратора у Структурі компанії.
6. Вибравши співробітника і написавши повідомлення, натисніть Відправити на розгляд. Адміністратор отримає повідомлення у кабінеті та листа на свій email, що ви запросили його переглянути закупівлю.
Статус закупівлі зміниться на Очікує розгляду, а в розділі Розгляд закупівлі з’явиться інформація.

Після того, як закупівлю було передано на розгляд, ви в будь-який момент можете повернути її на редагування. За такої необхідності натисніть кнопку Повернути на редагування на сторінці чернетки.
Після того, як адміністратор розгляне чернетку, у вас з’явиться можливість наново відредагувати її та опублікувати.

Як усе відбувається з боку адміністратора

1. Перейти на закупівлю, що було відправлено на розгляд, можна з посилання відповідного повідомлення в кабінеті або з листа.
2. На сторінці чернетки адміністратору доступна можливість її редагування, видалення та безпосередньо розгляду.
3. Натиснувши Розглянути, ознайомтеся з наповненням закупівлі і дайте відповідь на коментар автора, якщо треба.
4. Чернетка отримує статус розглянутої.
5. Можливість опублікувати розглянуту закупівлю отримує і її організатор.

Організувати робочий процес не важко – тільки треба ознайомити співробітників із правилами, а надалі – користуватися новою функцією і вчасно перевіряти повідомлення. Можливо, якась закупівля уже чекає на розгляд і підтвердження її публікації.